著者が英語を使って仕事をしていた頃は「メール」はありませんでした。ですので、著者自身はメールの書き方ということに関しては、余り造形は深くありません。自分の勉強も兼ねて「英語のメール」について何回か書いてみたいと思います。

「確実に読んでほしい」「すぐに読んでほしい」「重要な内容が書いてある」ということが相手に伝わるものは忙しい相手にも確実に読んでもらえます(<メール>ジャパンタイムズ編/デイヴィッド・セイン著)。

このコメントについては著者のアメリカでの経験から大いに賛成です。手紙の場合でも「写し」でドンドン入ってきました。アメリカの場合、これは「責任逃れ」という隠れた意図も大いに働いていました。

先ず大切なのは「件名の付け方」です。「Subject:」と書いてその後に書くものです。

(例文1)海外出張した時はほとんど必ず現地の誰かのお世話になるものです。帰国して次のような内容のメールを送りたいときにはどんな「件名(Subject)」にしたらよいでしょうか。

「・・・滞在中はいろいろとありがとうございました。おかげ様で目的をすべて達成できました。また楽しい滞在でした。あなたが日本に来られたとき、このご恩を返せる機会を楽しみに待っています」

昔は「メール」がなかったので「手紙」を書きました。アメリカでは「a thank-you letter」と呼ばれていました。ここでは件名ですので「Thank you」よりも体言止め的に「感謝」の意を表す一般的な「Thanks」に「!」をつけて「Thanks!」とすれば「気持ち」がより伝わるでしょう。絵文字感覚です。「Thank you very much.」の気分を出すなら「Many Thanks!」。

(例文2)最近は海外の子会社との間でテレビ会議・電話会議が頻繁に行われているようです。会議の日程調整をすることも多いと思います。

「○月○日午後6時(日本時間)に、新製品のコンセプトに関する電話会議を行いたいと思いますがご都合は如何でしょうか」

時差の関係で開始時間は自ずと決まってくると思いますが、本文の中で必ず「どこの時間帯」なのかは明示すべきです。私が昔勤務していたアメリカのチャタヌーガでは(テネシー州:現地では「テナシー」と発音します。「Tennessee Waltz」という歌を聴いてみて下さい)、車で2時間も走ると異なる時間帯になり、思い込みで会議の時間を間違うことが時々ありました。

件名については「○月○日」「電話会議」「新製品のコンセプト」を入れたいです。「April 15 Conference Call on the New Product Concept」は一例です。「Conference Call」は著者が昔仕事をしていた時に使っていたものですが「Telephone Conference」「Teleconference」も可。現在では略語があるかもしれませんが著者は知りません。

(例文3)上記のようなメールに対して返事がなくて督促する場合には「April 15 Conference Call (Resending)」のように「再送=Resending」という文言をいれるといいでしょう。

その他よく使われる表現をいくつかご紹介。
RSVP: ご返事ください(フランス語から)
FYI: ご参考までに(For Your Information)
Fwd: 転送
Request for … : ・・・の請求(例えば「Request for Information」)
A question about … : ・・・に関する質問
… attached : ・・・を添付します
Estimate for … : ・・・の見積
Possible meeting : できたら打ち合わせしませんか
Re: April 15 visit : 4月15日の訪問の件
Deadline for … : ・・・の〆切り
Auto Reply : 自動返信
Congratulations! : おめでとう
Thank you for everything. : いろいろとありがとうございました
Sincere sympathies : こころよりご同情申しあげます