相手と約束した日時を変更する必要がでてくることはよくあります。その場合どんな風に書けばよいでしょうか。

例えば、前の会議が長引くかもしれないので時間を後ろにずらしたいと考えスケジュールの調整を図る場合。

『Subject: April 15 Telephone Conference

Dear …
We would like to ask if we could move the time from … to …
又は
Would it be possible to move the time from … to …?
又は
Could we ask you to move the time from … to …?

We’re worried that our previous meeting might run late.

Yours sincerely,
Ikuo Nishimura』

こちらの都合で変更の申し入れをするので「仮定法」を使って「丁寧さ」を出した方がよいと思います。カジュアルなメールならば「Is it possible for you to …」も可と思いますが、あくまでも「相手の都合」を尋ねる文面にすることが必要です。

先に一番大切なことを書き、次に「理由」を書くという順番が英語の精神です。勿論、事案によっては(相手を訪問するような場合)最初に「I look/am looking forward to visiting you on …」のような文句を入れるのは自然です。その場合には、スケジュール変更の申し入れの前に「However,」を入れて下さい。

他に使えそうな文面例(個人間のメールを想定):
「大変申し訳ないのですが、用事ができてしまい、○日にお会いする都合がつかなくなってしまいました」⇒ “I’m very sorry, but something came up, and I won’t be able to see you on …”

「場所と時間を決めて下さい。そちらにあわせます」⇒ “Please go ahead and set the time and location, and I’ll arrange my schedule around yours.”

「ご連絡をお待ちしております。それでは」⇒I’ll be waiting to hear from you. Thank you. この「Thank you.」も英語の精神の表れです。「ここまで大切な時間を割いてメールを読んでくれて、ありがとう」という精神です。昔、息子が大学を卒業してアメリカから日本に帰って来た頃は、親への電話の最後にいつも「ありがとう」と言っていましたが、英語の習慣が残っていたのでしょう。