「社会人のための英語回路構築トレーニング自習帖」著者のブログ

Thank You for Visiting Me! 「英語赤ひげ先生」による「知っている英語」を「使える英語」にするための「理論」と「教材」を一挙に無料公開しています。

メール

メール(5)−メール表現の中の英語の精神(4)

相手と約束した日時を変更する必要がでてくることはよくあります。その場合どんな風に書けばよいでしょうか。

例えば、前の会議が長引くかもしれないので時間を後ろにずらしたいと考えスケジュールの調整を図る場合。

『Subject: April 15 Telephone Conference

Dear …
We would like to ask if we could move the time from … to …
又は
Would it be possible to move the time from … to …?
又は
Could we ask you to move the time from … to …?

We’re worried that our previous meeting might run late.

Yours sincerely,
Ikuo Nishimura』

こちらの都合で変更の申し入れをするので「仮定法」を使って「丁寧さ」を出した方がよいと思います。カジュアルなメールならば「Is it possible for you to …」も可と思いますが、あくまでも「相手の都合」を尋ねる文面にすることが必要です。

先に一番大切なことを書き、次に「理由」を書くという順番が英語の精神です。勿論、事案によっては(相手を訪問するような場合)最初に「I look/am looking forward to visiting you on …」のような文句を入れるのは自然です。その場合には、スケジュール変更の申し入れの前に「However,」を入れて下さい。

他に使えそうな文面例(個人間のメールを想定):
「大変申し訳ないのですが、用事ができてしまい、○日にお会いする都合がつかなくなってしまいました」⇒ “I’m very sorry, but something came up, and I won’t be able to see you on …”

「場所と時間を決めて下さい。そちらにあわせます」⇒ “Please go ahead and set the time and location, and I’ll arrange my schedule around yours.”

「ご連絡をお待ちしております。それでは」⇒I’ll be waiting to hear from you. Thank you. この「Thank you.」も英語の精神の表れです。「ここまで大切な時間を割いてメールを読んでくれて、ありがとう」という精神です。昔、息子が大学を卒業してアメリカから日本に帰って来た頃は、親への電話の最後にいつも「ありがとう」と言っていましたが、英語の習慣が残っていたのでしょう。

メール(4)−メール表現の中の英語の精神(3)

今回は『<メール>ジャパンタイムズ編/デイヴィッド・セイン著』で取り上げられた「赴任の挨拶」例を紹介します。

Subject: Happy to be here

Hi everyone!
I just arrived here from the Tokyo Branch.
Although I just got here, I’m very impressed!
I look forward to meeting each one of you individually and learning from you.

Very best regards,
Taro Suzuki


この例は日頃メール・テレビ会議・電話会議等で知っている「仲間」宛ての場合ピッタリです。

「Happy to be here」と赴任を自ら喜んでいる様を「臆せずに」表現しましょう。昔、著者が工場建設のために初めての日本人としてアメリカの町に赴任した時、地元のビジネス関係者が歓迎朝食会を開いてくれましたが、最初に “We’re very happy to have you here.” と言ってくれたのを覚えています。誰かが赴任してきたら、このフレーズが使えます。

自己紹介も兼ねるならば「I just arrived here from the Tokyo Branch.」のところを「My name is Taro Suzuki and I was assigned to be the sales manager. I’m sure we will be able to work together for many successes.」のような文もよいでしょう。「work together」というフレーズはよく使われます(「これから一緒に頑張っていきましょう」のようなニュアンスです)。

日本語ならば「不慣れなところがあると思いますが、どうぞ宜しくお願いいたします」的な表現になると思いますが、著者ならこのような表現は避けます。あくまでも自分は役に立つ人間だ、という気持ちを出す方がよいと思います。

メール(3)−メール表現の中の英語の精神(2)

(6) I would like to let you know about a meeting on April 15. (4月15日の会議についてお知らせします)
「・・・についてお知らせします」の定番表現ですが、定番表現になるにはそれなりの理由があります。「丁寧さ」を出す1つの手段が「仮定法」です。「I would like to …」で「もしも事態が許すならば・・・したい」というニュアンスです。

「(I) let you know」は文字通りの意味は「(私は)あなたが知るのを邪魔しない」です。「もしも事態が許すならば(私は)あなたが知るのを邪魔しないでおきたい」で「丁寧」且つ「押しつけでない」イメージがでます。

「a meeting on April 15」と「a」不定冠詞を使っています。「4月15日午後3時からRoom Aで行われる会議」のように修飾語が増えても「a meeting on April 15 at 3 p.m. in Room A」です。何故ならば「the」を使うと「例の会議」のような意味になり、書いた人と読む人がその会議について事前に十分やりとりしていて情報を共有していることが前提になるからです。2人だけのやり取りならば「the」もあり得ますが、通例「a」の方が安全です。

(7) We plan/are planning to discuss the spring sale campaign. (毎年行っている春の特売キャンペーンについて話し合う予定です)
「We」となっているのは、組織として計画していることを表したいからです。「I」なら「個人的に」のイメージです。ビジネスの場で「I will try to do my best.」というのと「We will try to do my best.」というのでは意味が異なります。その点、日本語の「最善を尽くします」は「あいまい」ですが、それで通用しますので便利と言えば便利です。

「plan」と「単純現在」を使ったのは、例えば列車の時刻表を見ながら「次の列車は○○時に出ます」と言う時に「The next train leaves at …」のように「単純現在」が使えるのと同じ理屈で、予定として決まっているイメージが出ます。

「話し合う」には「talk」「talk over」「discuss」等が当てはまりますが、「検討する」ニュアンスがでるのは「discuss」です。

(8) If you can’t come/join, please let us know ASAP. (もし出席できない場合には出来るだけ早くお知らせ下さい)
「もし出席できない場合には」 は「未来」のことですが、「条件」を表わしていますので(即ち今の世界に見える現象)「will」は使われません。学校では「未来を表す条件節は現在形を用いる」と習いました。



メール(1)−件名の付け方

著者が英語を使って仕事をしていた頃は「メール」はありませんでした。ですので、著者自身はメールの書き方ということに関しては、余り造形は深くありません。自分の勉強も兼ねて「英語のメール」について何回か書いてみたいと思います。

「確実に読んでほしい」「すぐに読んでほしい」「重要な内容が書いてある」ということが相手に伝わるものは忙しい相手にも確実に読んでもらえます(<メール>ジャパンタイムズ編/デイヴィッド・セイン著)。

このコメントについては著者のアメリカでの経験から大いに賛成です。手紙の場合でも「写し」でドンドン入ってきました。アメリカの場合、これは「責任逃れ」という隠れた意図も大いに働いていました。

先ず大切なのは「件名の付け方」です。「Subject:」と書いてその後に書くものです。

(例文1)海外出張した時はほとんど必ず現地の誰かのお世話になるものです。帰国して次のような内容のメールを送りたいときにはどんな「件名(Subject)」にしたらよいでしょうか。

「・・・滞在中はいろいろとありがとうございました。おかげ様で目的をすべて達成できました。また楽しい滞在でした。あなたが日本に来られたとき、このご恩を返せる機会を楽しみに待っています」

昔は「メール」がなかったので「手紙」を書きました。アメリカでは「a thank-you letter」と呼ばれていました。ここでは件名ですので「Thank you」よりも体言止め的に「感謝」の意を表す一般的な「Thanks」に「!」をつけて「Thanks!」とすれば「気持ち」がより伝わるでしょう。絵文字感覚です。「Thank you very much.」の気分を出すなら「Many Thanks!」。

(例文2)最近は海外の子会社との間でテレビ会議・電話会議が頻繁に行われているようです。会議の日程調整をすることも多いと思います。

「○月○日午後6時(日本時間)に、新製品のコンセプトに関する電話会議を行いたいと思いますがご都合は如何でしょうか」

時差の関係で開始時間は自ずと決まってくると思いますが、本文の中で必ず「どこの時間帯」なのかは明示すべきです。私が昔勤務していたアメリカのチャタヌーガでは(テネシー州:現地では「テナシー」と発音します。「Tennessee Waltz」という歌を聴いてみて下さい)、車で2時間も走ると異なる時間帯になり、思い込みで会議の時間を間違うことが時々ありました。

件名については「○月○日」「電話会議」「新製品のコンセプト」を入れたいです。「April 15 Conference Call on the New Product Concept」は一例です。「Conference Call」は著者が昔仕事をしていた時に使っていたものですが「Telephone Conference」「Teleconference」も可。現在では略語があるかもしれませんが著者は知りません。

(例文3)上記のようなメールに対して返事がなくて督促する場合には「April 15 Conference Call (Resending)」のように「再送=Resending」という文言をいれるといいでしょう。

その他よく使われる表現をいくつかご紹介。
RSVP: ご返事ください(フランス語から)
FYI: ご参考までに(For Your Information)
Fwd: 転送
Request for … : ・・・の請求(例えば「Request for Information」)
A question about … : ・・・に関する質問
… attached : ・・・を添付します
Estimate for … : ・・・の見積
Possible meeting : できたら打ち合わせしませんか
Re: April 15 visit : 4月15日の訪問の件
Deadline for … : ・・・の〆切り
Auto Reply : 自動返信
Congratulations! : おめでとう
Thank you for everything. : いろいろとありがとうございました
Sincere sympathies : こころよりご同情申しあげます
記事検索
livedoor プロフィール
Categories
QRコード
QRコード
  • ライブドアブログ