「社会人のための英語回路構築トレーニング自習帖」著者のブログ

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社長さんのビジネス英会話

社長さんのビジネス英会話(13)

今回は「ビジネス・レターの書き方」の基本をいくつかご紹介します。「社長さんのビジネス英会話」(石山輝夫 時事通信社)から(一部私が付け加えたところもあります)。

(55)日付(date)の書き方
アメリカ式:August 15, 2020
イギリス式:15th August, 2020
国連方式:15 August 2020
注意事項:
月名は略記してはいけない。
イギリス式は序数詞を使う。「1st」「2nd」「3rd」「4th」・・・
カンマの場所に注意。
社内メモでは「8/15/20」と略記することがある。

(56)相手の名前、住所の書き方
相手が男性の場合:
Mr. John Williams
President
Western Star Corporation
1415 Third Street
San Rafael CA 94901
U. S. A,

Dear Mr. Williams:

注意事項:
1行あけて本文を書き始める。
Mr.はアメリカ式。イギリス式は「Mr」。
相手が J. M. Williams とだけしか書いていない時は、それに従うこと。基本は相手が書いてきた通りにすること。
名前が分からないが社長宛てに出したい時は
The President
Western Star Corporation
1415 Third Street
San Rafael CA 94901
U. S. A,

Dear Sir or Madam:

会社宛の場合は会社名から始め、「Dear Sir or Madam:」のところを「Ladies and Gentlemen」
94901は郵便番号。
名前も性別も分からない人事部長宛なら、
The manager
Personnel Division
で始める。

(57)「敬具」の書き方
〃措阿个蕕覆ぞ豺隋Sincerely, (カンマを忘れずに)
⊂し形式を重んずるなら Sincerely yours, (カンマを忘れずに)
7措阿鮟鼎鵑犬襪覆蕁Very truly yours,」「Yours very truly,」(カンマを忘れずに)
ご姥庁宛てなら「Respectfully yours,」「Yours respectfully,」(カンマを忘れずに。複数)
ゼ匕鯏なレターでは「With best wishes,」「With best regards, 」(カンマを忘れずに。複数)

以上で本シリーズはお終いです。

社長さんのビジネス英会話(12)

今回は「決まり文句」をいくつかご紹介します。

(50)「5月10日付のお手紙」ありがとうございました」
“Thank you for your letter dated May 10.”
“Thank you for your letter of May 10.”
最近では後者の方が一般的だと思います。
“Thank you for ...”は「決まり文句」です。「...」の後には名詞・代名詞・動名詞を持ってきます。
“Many thanks for ...” もよく耳にしたり、聞いたりするフレーズです。
「人に感謝する」ではなく「物・事をありがとう」という場合は「I appreciate your help.」のように「appreciate」を使うことは前にご紹介しました。

(51)「お問い合わせへの返事が遅れてすいません」
“(I am) Sorry for the delay in responding/answering to your inquiry.”
“I am sorry that ...” の形式もOKです。 “I am sorry that I could not come to the party.”(パーテイに行かれなくてすいません)
「謝る」という日本語には「apologize」が対応します。 “I apologize for my big mistake.”のような形で使います。
「・・・を許して下さい」で「forgive」を使う手もあります。 “Please forgive my carelessness.”

(52)「5月10日までに残額をお支払いすることを約束します」
“I promise (you) that I will pay the balance by May 10th.”
“I promise to pay you the balance by May 10th.” →不定詞は「未来志向」です。

(53)「今後も引き続きご協力いたします」
文字通り訳せば “We/I will continue to cooperate with you.”
主語を「you」にした “You can be assured of our/my continued cooperation.” は「約束する」を表す定番表現。「We/I assure you that ...」も使えます。

(54)宣伝で「貴社のご注文に割引をいたします」
文字通り訳せば “We will give you a discount on your order.” ですが、アメリカでは次のような宣伝をしていました。
“Get a discount on your company's order.”
“You will be interested to learn/know that we are offering a discount on your order.”

社長さんのビジネス英会話(11)

今回も「会ってから別れるまでの会話パターン」をいくつかご紹介します。

(43)「心よりお悔やみ申し上げます」
“Please accept my sincere condolences and sympathies.”
“My deepest condolences to you and your family.”
「慰めの言葉」というニュアンスでcondolencesと複数で使います。

(44)「何か私にできることがありましたら、お知らせください。喜んでお力になります。」
“Please let me know if there is anything I can do for you. I’d be glad to be of (your) help.” 定番表現。

(45)「もしよろしかったら、私たちに加わりませんか」
“I would like you to join us, if you can.”
次も同じですが「I would like」で「丁寧さ」が表現できます。「please」よりも言葉数が多い分、「丁寧さ」や「レベルの高さ」が演出できます。

(46)「すぐ返事を書いてよこしてください」
“Please write me back soon.”
丁寧に書くなら “I would like to hear from you soon.”

(47)「私を手伝っていただけますでしょうか」
“Could you please help me?”
“I was wondering if you could help me.”
一種の仮定法。長い分後者の方がより低姿勢な意味合いになります。

(48)「ご助力いただければ幸いです」
“I would appreciate your help.”
“I would appreciate (it) if you could help/assist me.”
一種の仮定法。「thank」は「人」に感謝する場合に使い、「人」以外は「appreciate」を使います。「appreciate」は「プリーシエイト」のように聞こえます。

(49)「パーテイに参加なさいませんか」
普通は “Would you like to join the party?”だと思います。

「提案」形式ならば “I (would) suggest (that) you (should) join the party.”
recommend / advise / propose も同じ文型で使います。「should」を使わない場合は動詞が「原形」になります。

社長さんのビジネス英会話(10)

今回は「会ってから別れるまでの会話パターン」をいくつかご紹介します。時々「落とし穴」がありますので、それにも言及します。

(38)「お元気でいらっしゃることと思います」
“I think you are doing well.” と「I think」を使うのはチョット考えれば意味がないことが分かりますが、結構皆さんやってしまいます。Google 翻訳は未だ「I think」を使っていますが、DeepL翻訳は次の定番表現になっています。
“I hope you are doing well.”

(39)「このたび営業部長に任命されたことをお伝えいたします」
「このたび」を英語表現するのも無意味です。
“I’m happy/pleased to tell/inform you that I’ve been appointed (as) sales manager.”と現在完了形にするのがポイント。過去形だと、その後解職されたかも知れません。「I’m happy/pleased to tell/inform you that ...」はこういう場合の定番表現。

(40)「お願いしたいことがあり、一筆したてめております」
“I am writing to ask a favor of you.” はこういう場合の定番表現。“I am writing to ask a favor of you.”は、“I am writing to ask you a favor.”でも可であるが前者の方が正式な表現であると辞書には書いてあります。
口語なら “I’d like to ask a favor of you.” “I’d like to ask you a favor.”

(41)「赤ちゃんのお誕生、おめでとうございます」
“Congratulations on your new baby.” これも定番表現。必ず複数形で使うこと(「お祝いの言葉」だから。「on」に留意。

(42)「一日も早く回復されるよう祈ります」
「一日も早く」は「as soon as possible」で表現できので “I pray that you will recover as soon as possible.” で十分意が伝わると思います。その他、次も考えられます。
“I pray for your speedy recovery.”
“I wish you a speedy recovery.”
“Best wishes for your quick recovery.”
「一日も早く回復して仕事に復帰されるよう期待しています」ならば “I hope to see you back at work soon.”

社長さんのビジネス英会話(9)

今回は日本語をそのまま英語にしても、こちらの本当の気持ちが伝わらない日本語の決まり文句のいくつかをご紹介します。

(38)「カタログは出来上がり次第5部送ります」
DeepL 翻訳にかけてみました。”We will send you five copies of the catalog as soon as it is ready.”
学校の英作文なら多分満点貰えるでしょう。しかし社長さんの英語としては不十分です。それは英語の問題ではなく、発信する側と受け止める側との認識の差が出てきそうな英語だからです。著者ならば、この場合、話題のカタログに対する期待度によって反応が異なります。もし、このカタログがいつ送られて来るのかに関心がある場合は「出来上がり次第というが、いつ頃なのか?」という反応になります。ビジネス英会話ですから、通常は多分このような反応になります。「カタログは出来上がり次第5部送ります」と発信する側も大体の予定は分かっているハズですので、それを書くことが出来るハズです。
“The catalog will be made/ready in about two weeks, when we will send you five copies of the catalog.” のような内容にすべきです。著者のアメリカ人観は「お金を伴わないサービスなら常に相手の立場に立つ」です。

同じように「多くの人が・・・した」というより「何十人の人々が・・・した」とか「何百人の人々が・・・した」という方が親切です。「20−40人くらい」は「dozens of people」、「40人から100人ぐらい」なら「scores of people」。「hundreds of people」「thousands of people」はよく知られた表現ですね。

(39)「粗品でございますが、どうぞお納めください」
日米文化の違い例で取り上げられる定番表現です。
DeepL 翻訳にかけてみました。 “This is a small gift, but please accept it.”

アメリカ人は「粗品でございますが」的な表現はしないと解説している本も沢山ありますが、これは誤解。 “It’s really nothing but I hope you like it.” はアメリカ流の定番表現。「粗品でございますが、どうぞお納めください」の前半部分は省いて “I hope you like this.” あたりが無難です。粗品かどうかは相手が決めてくれるでしょう。

(40)新聞の記事などを相手に送る場合にメモをつけて「次の記事は面白いと思います」
文字通り訳せば “I think the following article will be interesting to you.” になりますが。筆者はアメリカにいた時には、このようなメモを貰った記憶がありません。 “I thought ...” でした。日本語でも「次の記事は面白いと思います」より「次の記事は面白いと思いました」の方がしっくりきます。「思ったから送っています」のように丁寧さを感じます。というか「押しつけがましさ」を感じないですよね。

(41)「よろしくお願いします」「倍旧のお引き立てをお願いします」「よろしくご指導をお願いします」等は英語にならないことは広く知られています。こちらの意図するところを「合理的に」説明する必要があります。

(42)「お早うございます。早いですね」
我々日本人にはこのニュアンスは分かりますが、アメリカ人が “Good morning. You're early.” と言われて、どこまで理解できるか疑問です。日本人に慣れたアメリカ人なら「日本人はねぎらいの意味を含めてこう言う」と理解するかもしれませんが、理解できない人もいるでしょうし、能率が悪いから朝早くから出てきていると解釈する人もいるでしょう。
“Good morning. How are you?”くらいの方が安全です。

(43)「Aさんのご逝去の知らせに接し驚きました」
文字通り訳せば “I was surprised to hear the news of Mr. A's passing.”ですが、こういう時にアメリカ人は “I was shocked to learn that ...” “I was saddened that ....” “I was grieved that ...” というらしいです。人間誰でも死ぬるので、普通「死」は「驚き」ではないという理屈でしょうか。

昔、次の英語を読んで笑いました。
“Do a lot of people die in this village?”
“Yes. All of them do.”
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